Tout ce qu’il faut savoir avant de louer une salle

Par Johanna A | Mis à jour le 15/11/2021 à 15:18
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Vous désirez louer une salle pour célébrer un évènement ? Faire un mauvais choix peut compromettre le bon déroulement de l’évènement pour lequel vous souhaitez festoyer. Cela serait dommage, n’est-ce pas ? Que vous louiez une salle privée ou publique, les vérifications restent les mêmes.

Les points importants avant de louer une salle

À lire avec attention, ce listing de choses à penser vous aidera à choisir la bonne salle à louer et à réussir ainsi votre évènement.

Définir le nombre d’invités

Pour commencer, faites la liste de vos invités pour définir combien ils seront. Il existe des salles de toute taille. Rien ne sert de prendre une salle immense si vous n’êtes qu’une vingtaine ; à contrario, si vous êtes 200 et que vous prenez une salle trop petite, vous risquez d’étouffer. 

Définir le nombre d’invités vous permettra de filtrer votre recherche. Pensez également aux animations que vous souhaitez organiser : danse, repas, buffet, réunion dinatoire… afin qu’il y ait la place de les faire.

Vérifier les disponibilités

Vous avez choisi une date ? C’est super ! Mais assurez-vous avant que les salles qui vous intéressent soient disponibles à cette date-là. Pour avoir plus de chances d’obtenir la salle de vos rêves et pouvoir réserver sans stress, prévoyez la date de l’évènement bien en avance. 

Choisir le lieu de réception

Si la salle rêvée est disponible, mais se trouve à 100 km du domicile de chacun des invités, nous ne sommes pas sûrs que vous serez nombreux. Choisir le lieu avant la salle reste une priorité afin d’anticiper la possibilité pour le plus grand nombre d’y assister.

Nous vous recommandons également de vous renseigner sur les hôtels qui se trouvent à proximité au cas où. Un conseil : déterminez un secteur et tenez-vous-y. 

Les éléments à vérifier au moment de la visite d'une salle

Avec Internet qui s’est répandu chez tout le monde, nous assistons à une augmentation considérable des visites à distance. Cela peut concerner l’immobilier, la location de vacances, mais aussi la réservation d’une salle. Méfiance, les photos ou les vidéos ne représentent parfois pas correctement la réalité. 

Prenez le temps qu’il faut et allez visiter la salle :  vous vous rendrez mieux compte de l’espace disponible par rapport au nombre d’invités ainsi qu’aux animations que vous souhaitez organiser. 

Les prises électriques

Les prises électriques, c’est une chose à laquelle on ne pense pas assez souvent, mais ce point de vérification est très important. Qu’il s’agisse de brancher un rétroprojecteur pour un évènement professionnel, une sono pour fêter un mariage ou tout simplement le réveillon, ou encore des sources d’éclairage, s’il n’y a pas assez de prises, l’organisation sera plus compliquée. 

La cuisine

Demandez à visiter les cuisines attelées à la salle de réception. Selon votre nombre d’invités, vous aurez besoin de plus ou moins d’espace pour stocker le repas, de l’entrée au dessert, les boissons, l’apéritif… Vérifiez l’espace de stockage, la taille des frigos, les ustensiles fournis. 

Un lieu accessible aux personnes handicapées ou à mobilité réduite

Si parmi vos invités se trouve une personne handicapée ou une personne à mobilité réduite, assurez-vous que la salle et les différentes parties louées lui soient accessibles. Ces personnes peuvent être en fauteuil, avoir des difficultés pour se déplacer, être malvoyantes, malentendantes, ou tout simplement être âgées. 

Les autres points à prendre en compte

Vérifier que les invités pourront se garer

S’il n’y a aucune place pour se garer autour de la salle, cela risque d’être compliqué. Même si vous organisez un évènement avec un petit nombre d’invités, le nombre de voitures augmente vite. L’idéal sera de louer une salle à proximité d’un parking, ou que la salle dispose de son propre parking. 

S’assurer des horaires

Vous n’aurez pas besoin de louer une salle aux mêmes horaires selon s’il s’agit d’un évènement professionnel, d’un mariage, d’une fête de famille, etc. Alors, assurez-vous que la salle soit disponible aux horaires où vous en aurez besoin. Prévoyez également du temps pour procéder à l’installation du matériel et mobilier, mais également au temps dont vous aurez besoin pour tout démonter. 

Visiter plusieurs salles

Nous vous recommandons de visiter plusieurs salles afin de pouvoir les comparer, mais également, de pouvoir comparer le prix. Celui-ci variera en fonction du lieu, de la taille de la salle, mais également des prestations comprises avec la location : mobilier, sono, ménage, etc. Ne dépensez pas une telle somme sans avoir comparé différentes salles auparavant. 

Vérifier si le choix des prestataires est libre 

Parfois, certains bailleurs de salles ont choisi de collaborer avec d’autres professionnels du secteur. Cela peut arriver si le bailleur souhaite renvoyer une image de haute qualité en étant sûr des prestations fournies, ou alors il s’agit parfois de raisons financières qui permettent au bailleur de proposer une offre sous forme de package. Si vous tenez absolument à organiser votre évènement avec les prestataires de votre choix, c’est un point important à vérifier avant de signer. 

Comment finaliser la location de ma salle ?

Vous avez trouvé la salle idéale : l’endroit est parfait, la salle conviendra parfaitement à tout le monde, vous aurez assez de place et elle est disponible tout le temps dont vous avez besoin. C’est une bonne nouvelle. Maintenant, comment finaliser cette location ? 

Les documents pour louer une salle

Il vous faudra fournir au bailleur de la salle certains documents afin d’officialiser cette location. Vous allez tout d’abord signer un contrat de location qui définira toutes les conditions de location, dont vous aurez convenu en amont. 

  • Une attestation d’assurance : la salle doit être protégée s’il arrive un accident. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre assureur
  • Un justificatif de domicile : ce document est demandé si vous louez une salle publique. En louant une salle à votre commune d’habitation, vous bénéficierez certainement d’un tarif préférentiel
  • Un chèque de caution : comme pour toute location, le chèque de caution permettra au bailleur une prise en charge des dégradations en encaissant ce chèque
  • Le règlement intérieur : souvent remis en annexe du contrat de location, le règlement définit les conditions d’utilisation de la salle avec certaines règles à respecter. 

Point important : renseignez-vous sur les conditions d’annulation. Il arrive parfois des imprévus qu’on ne peut maitriser et savoir que vous aurez la possibilité de décaler votre évènement dans le temps ou de l’annuler sans perdre trop d’argent est un souci de moins. 

Avec toutes ces astuces, vous ne pourrez assurément pas vous tromper sur le choix de votre salle. Vous êtes sûr de réussir votre évènement avec un grand succès. Et, sauf s’il s’agit d’une réunion professionnelle, comme toute fête mérite une bonne ambiance, on vous aide à trouver un bon DJ pour votre évènement. Avez-vous fait la liste de l’ensemble de vos prestataires ?

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